Aprenda a saber cuándo un pedido puede prepararse en su espacio vendedor E-Benefiko: correo de nuevo pedido, estado, pago confirmado, verificaciones necesarias y función de la casilla Preparado.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- No confundir pedido recibido con pedido por preparar
- El estado que debe revisar antes de preparar
- Cuándo no preparar un pedido
- Cuándo puede empezar la preparación
- Qué revisar antes de preparar
- Comprender la diferencia entre recibido, pagado, preparado y entregado al transportista
- Por qué no marcar Preparado demasiado pronto
- Caso de un pedido con varias tiendas
- Orden recomendado antes de preparar
¿Para qué sirve esta etapa?
Esta etapa le ayuda a saber en qué momento un pedido puede prepararse realmente.
Un pedido puede aparecer en su espacio vendedor antes de que todas las condiciones estén reunidas para preparar el paquete.
Antes de actuar, debe verificar:
- si el pedido está relacionado con sus productos;
- si el pago está confirmado;
- si el estado permite tratar el pedido;
- si los productos y cantidades son coherentes;
- si la información de envío está disponible;
- si el paquete puede prepararse sin riesgo de error.
Esta etapa evita preparar demasiado pronto un pedido que todavía no está confirmado, que fue cancelado, reembolsado o que presenta un bloqueo.
Importante
Un pedido no se prepara solo porque aparece en su lista. Se prepara únicamente cuando su estado permite actuar realmente.
No confundir pedido recibido con pedido por preparar
Cuando un cliente realiza un pedido que contiene sus productos, usted puede recibir un correo de nuevo pedido.
Este correo es útil: le avisa que se acaba de realizar un pedido.
Puede contener, entre otros datos:
- el nombre del cliente;
- el correo electrónico del cliente;
- la referencia del pedido;
- la fecha;
- los productos comprados;
- las cantidades;
- el total pagado;
- la dirección de entrega;
- la dirección de facturación.
Pero este correo no basta para empezar la preparación.
Sirve como alerta. La decisión de preparar se toma siempre en su espacio vendedor, después de revisar el estado del pedido.
Buen reflejo
Después de recibir un correo de nuevo pedido, abra Mis pedidos, busque la referencia y revise el estado antes de realizar cualquier acción.
El estado que debe revisar antes de preparar
El estado es la información principal que debe revisar antes de preparar un pedido.
En su lectura operativa, el estado de referencia es:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pago aceptado | El pago está confirmado. El pedido puede tratarse. |
Este estado significa que puede empezar las verificaciones necesarias antes de la preparación.
No significa que el paquete ya esté listo.
Tampoco significa que debe marcar Preparado de inmediato.
Importante
Pago aceptado significa: el pago está confirmado y usted puede verificar el pedido. No significa que el paquete ya está preparado.
Cuándo no preparar un pedido
Algunos pedidos no deben prepararse.
Es el caso cuando el pago no está confirmado, cuando el pedido fue cancelado, reembolsado o está relacionado con una devolución.
Ejemplos de situaciones en las que no debe preparar:
| Situación | Qué debe hacer |
|---|---|
| Pago pendiente | Esperar la confirmación del pago. |
| Pago no capturado | No preparar mientras el pago no esté confirmado. |
| Error de pago | No preparar. |
| Pedido cancelado | No preparar el paquete. |
| Pedido totalmente reembolsado | No preparar el paquete. |
| Devolución en curso | Seguir el procedimiento de devolución, no una preparación normal. |
Si tiene una duda, abra el detalle del pedido y revise el historial de estado.
Importante
Mientras el pago no esté confirmado, no prepare el paquete y no marque el pedido como Preparado.
Cuándo puede empezar la preparación
La preparación puede empezar cuando el pedido está en un estado que permite tratarlo.
En la práctica, esto empieza cuando:
- el estado indica que el pago está confirmado;
- el pedido corresponde a sus productos;
- los productos por preparar están identificados;
- las cantidades están verificadas;
- la información necesaria para el envío está disponible;
- ninguna cancelación, error, devolución o reembolso bloquea la lectura del pedido.
En ese momento, puede abrir el detalle del pedido y controlar la información útil antes de preparar el paquete.
Consejo
Aunque el pago esté confirmado, tome el tiempo de abrir el detalle del pedido antes de preparar. La línea de la lista da una vista rápida, pero el detalle permite verificar con precisión lo que debe prepararse.
Qué revisar antes de preparar
Antes de empezar la preparación del paquete, revise la información principal en el detalle del pedido.
Controle especialmente:
- el estado actual;
- la referencia del pedido;
- los productos comprados;
- las referencias de producto;
- las características útiles, como formato, peso o variación;
- las cantidades;
- la dirección de entrega;
- las opciones del pedido, si existen;
- la información de envío;
- la existencia eventual de una devolución o un reembolso.
Esta verificación evita preparar un producto incorrecto, una cantidad incorrecta o un paquete que no corresponde al pedido real.
Buen reflejo
Prepare siempre a partir del detalle del pedido, no solo a partir de la línea visible en Mis pedidos.
Comprender la diferencia entre recibido, pagado, preparado y entregado al transportista
Un pedido pasa por varias etapas. Es importante no confundirlas.
| Etapa | Qué significa |
|---|---|
| Pedido recibido | El pedido aparece en su espacio vendedor o usted recibe un correo de nuevo pedido. |
| Pedido pagado | El pago está confirmado. El estado permite tratar el pedido. |
| Pedido preparado | El paquete está completo, verificado, embalado, identificado y listo para continuar el proceso previsto. |
| Paquete entregado al transportista | El paquete fue entregado a Correos de Costa Rica, ya sea por recolección o por depósito en sucursal. |
Estas etapas no se reemplazan entre sí.
Recibir un pedido no significa que ya está listo para preparar.
Un pago confirmado no significa que el paquete ya está listo.
Un paquete preparado no significa que ya fue entregado al transportista.
Importante
La lectura correcta es progresiva: pedido recibido, pago confirmado, paquete preparado y luego paquete entregado al transportista.
Por qué no marcar Preparado demasiado pronto
La casilla Preparado indica que el paquete está realmente listo.
No sirve para decir:
- “ya vi el pedido”;
- “lo voy a preparar más tarde”;
- “quiero reservar este pedido”;
- “el pago parece estar en curso”;
- “creo que podré prepararlo pronto”.
Debe utilizarse únicamente cuando el paquete está listo para continuar con el proceso de envío.
Antes de marcar Preparado, el paquete debe estar:
- verificado;
- completo;
- correctamente embalado;
- etiquetado;
- disponible para continuar con el proceso de envío.
Importante
Mientras no haya marcado un pedido como Preparado, el cliente todavía puede cancelarlo automáticamente cuando se cumplen las condiciones de cancelación. Por eso, no marque esta casilla antes de que el paquete esté realmente listo.
Marcar Preparado demasiado pronto puede bloquear una cancelación simple, crear confusión en el seguimiento e indicar de forma incorrecta que el paquete está listo.
Caso de un pedido con varias tiendas
Un mismo pedido cliente puede contener productos de varias tiendas.
En ese caso, cada vendedor prepara únicamente el paquete relacionado con sus propios productos.
Esto significa que:
- usted no prepara los productos de otros vendedores;
- su paquete sigue su propio tratamiento;
- los otros vendedores gestionan su propia parte;
- un mismo pedido cliente puede tener varios paquetes;
- cada paquete puede seguir su propio recorrido.
En su espacio vendedor, concéntrese en su parte del pedido.
Consejo
En caso de pedido con varias tiendas, verifique bien los productos que le corresponden antes de preparar. Su responsabilidad se concentra en su paquete vendedor.
Orden recomendado antes de preparar
Para saber si un pedido puede prepararse, siga siempre el mismo orden.
- Recibe el correo de nuevo pedido.
- Abre su espacio vendedor.
- Entra en Mis pedidos.
- Busca el pedido por su referencia.
- Revisa su estado.
- Si el pago no está confirmado, no prepara.
- Si el estado es Pago aceptado, abre el detalle del pedido.
- Verifica los productos.
- Verifica las cantidades.
- Verifica la dirección de entrega.
- Verifica la información de envío.
- Prepara el paquete únicamente si todo es coherente.
- Marca Preparado únicamente cuando el paquete está realmente listo.
- Marca Entregado únicamente después de la entrega real del paquete a Correos de Costa Rica, ya sea por recolección o por depósito en sucursal.
Buen reflejo
Antes de preparar, hágase siempre tres preguntas: ¿el pago está confirmado? ¿el detalle del pedido es coherente? ¿el paquete está realmente listo para marcar Preparado?
