Aprenda a saber cuándo un pedido puede prepararse en su espacio vendedor E-Benefiko: correo de nuevo pedido, estado, pago confirmado, verificaciones necesarias y uso correcto de la casilla Preparado cuando el pedido corresponde al flujo de recolección.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- No confundir pedido recibido con pedido por preparar
- El estado que debe revisar antes de preparar
- Cuándo no preparar un pedido
- Cuándo puede empezar la preparación
- Qué revisar antes de preparar
- Comprender la diferencia entre recibido, pagado, preparado y entregado al transportista
- Por qué no marcar Preparado demasiado pronto
- Caso de un pedido con varias tiendas
- Orden recomendado antes de preparar
¿Para qué sirve esta etapa?
Esta etapa le ayuda a saber en qué momento un pedido puede prepararse realmente.
Un pedido puede aparecer en su espacio vendedor antes de que todas las condiciones estén reunidas para preparar el paquete.
Antes de actuar, debe verificar:
- si el pedido está relacionado con sus productos;
- si el pago está confirmado;
- si el estado permite tratar el pedido;
- si los productos y cantidades son coherentes;
- si la información de envío está disponible;
- si el paquete puede prepararse sin riesgo de error.
Esta etapa evita preparar demasiado pronto un pedido que todavía no está confirmado, que fue cancelado, totalmente reembolsado o que presenta un bloqueo.
Importante
Un pedido no se prepara solo porque aparece en su lista. Se prepara únicamente cuando su estado permite actuar realmente.
No confundir pedido recibido con pedido por preparar
Cuando un cliente realiza un pedido que contiene sus productos, usted puede recibir un correo de nuevo pedido.
Este correo es útil: le avisa que se acaba de realizar un pedido.
Puede contener, entre otros datos:
- el nombre del cliente;
- el correo electrónico del cliente;
- la referencia del pedido;
- la fecha;
- los productos comprados;
- las cantidades;
- el total del pedido mostrado en el correo;
- la dirección de entrega;
- la dirección de facturación.
Pero este correo no basta para empezar la preparación.
Sirve como alerta. La decisión de preparar se toma siempre en su espacio vendedor, después de revisar el estado del pedido.
Buen reflejo
Después de recibir un correo de nuevo pedido, abra Mis pedidos, busque la referencia y revise el estado antes de realizar cualquier acción.
El estado que debe revisar antes de preparar
El estado es la información principal que debe revisar antes de preparar un pedido.
En su lectura operativa, el estado de referencia es:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pago aceptado | El pago está confirmado. El pedido puede tratarse. |
Este estado significa que puede empezar las verificaciones necesarias antes de la preparación.
No significa que el paquete ya esté listo.
Tampoco significa que debe marcar Preparado de inmediato.
Importante
Pago aceptado significa: el pago está confirmado y usted puede verificar el pedido. No significa que el paquete ya está preparado.
Cuándo no preparar un pedido
Algunos pedidos no deben prepararse.
Es el caso cuando el pago no está confirmado, cuando el pedido fue cancelado o totalmente reembolsado, o cuando una devolución en curso impide continuar con una preparación normal.
Ejemplos de situaciones que debe revisar:
| Situación | Qué debe hacer |
|---|---|
| Esperando el pago con tarjeta de crédito | Esperar la confirmación del pago. No preparar el paquete. |
| Autorizado (pago no capturado) | No preparar mientras el pago no esté confirmado. |
| Error en pago | No preparar el paquete. |
| Pedido cancelado | No preparar el paquete. |
| Reembolso parcial | Abra el detalle antes de preparar. El reembolso puede modificar los productos, las cantidades o la parte del pedido que todavía debe tratarse. |
| Pedido totalmente reembolsado | No preparar el paquete. |
| Devolución en curso | Seguir el procedimiento de devolución y revisar el detalle antes de realizar cualquier preparación. |
Si tiene una duda, abra el detalle del pedido y revise el historial de estado.
Importante
Mientras el pago no esté confirmado, no prepare el paquete. La casilla Preparado tampoco debe utilizarse antes de la confirmación del pago.
Cuándo puede empezar la preparación
La preparación puede empezar cuando el pedido está en un estado que permite tratarlo.
En la práctica, esto empieza cuando:
- el estado indica que el pago está confirmado;
- el pedido corresponde a sus productos;
- los productos por preparar están identificados;
- las cantidades están verificadas;
- la información necesaria para el envío está disponible;
- ninguna cancelación, devolución en curso, reembolso total u otra situación impide continuar con la preparación normal.
En ese momento, puede abrir el detalle del pedido y controlar la información útil antes de preparar el paquete.
Consejo
Aunque el pago esté confirmado, tome el tiempo de abrir el detalle del pedido antes de preparar. La línea de la lista da una vista rápida, pero el detalle permite verificar con precisión lo que debe prepararse.
Qué revisar antes de preparar
Antes de empezar la preparación del paquete, revise la información principal en el detalle del pedido.
Controle especialmente:
- el estado actual;
- la referencia del pedido;
- los productos comprados;
- las referencias de producto;
- las características útiles, como formato, peso o variación;
- las cantidades;
- la dirección de entrega;
- las opciones del pedido, si existen;
- la información de envío;
- la existencia eventual de una devolución o un reembolso.
Esta verificación evita preparar un producto incorrecto, una cantidad incorrecta o un paquete que no corresponde al pedido real.
Buen reflejo
Prepare siempre a partir del detalle del pedido, no solo a partir de la línea visible en Mis pedidos.
Comprender la diferencia entre recibido, pagado, preparado y entregado al transportista
Un pedido pasa por varias etapas. Es importante no confundirlas.
| Etapa o indicación | Qué significa |
|---|---|
| Pedido recibido | El pedido aparece en su espacio vendedor o usted recibe un correo de nuevo pedido. Esto no significa que ya pueda preparar el paquete. |
| Pago aceptado | El pago está confirmado. Puede revisar el detalle y empezar las verificaciones necesarias para preparar su parte del pedido. |
| Preparado – E-Benefiko | Esta indicación se utiliza únicamente en el flujo de recolección. Confirma que el paquete está completo, verificado, embalado, con la etiqueta oficial impresa y fijada, y realmente listo para ser recogido. |
| Entregado | Correos de Costa Rica ya recibió físicamente el paquete, ya sea mediante recolección o después de un depósito en sucursal. En esta interfaz, no significa entrega final al comprador. |
El recorrido depende de la forma en que el paquete se entrega a Correos de Costa Rica.
Si corresponde una recolección, el recorrido es:
Pedido recibido → pago confirmado → preparación del paquete → Preparado – E-Benefiko → recolección efectiva → Entregado.
Si corresponde un depósito en sucursal, no utilice Preparado – E-Benefiko. El recorrido es:
Pedido recibido → pago confirmado → preparación del paquete → depósito físico en Correos de Costa Rica → Entregado.
Importante
La indicación Preparado – E-Benefiko no es una etapa obligatoria de todos los pedidos. Se utiliza únicamente cuando corresponde el flujo de recolección. Entregado confirma que Correos recibió físicamente el paquete y no que el comprador final ya lo recibió.
Por qué no marcar Preparado demasiado pronto
La casilla Preparado se utiliza únicamente cuando el pedido corresponde al flujo de recolección por Correos de Costa Rica y el paquete está realmente listo para ser recogido.
No sirve para indicar:
- “ya vi el pedido”;
- “lo voy a preparar más tarde”;
- “quiero reservar este pedido”;
- “el pago parece estar en curso”;
- “creo que podré prepararlo pronto”.
Antes de marcar Preparado, verifique que:
- el pago esté confirmado;
- los productos y las cantidades sean correctos;
- el paquete esté completo;
- el paquete esté correctamente embalado;
- la etiqueta oficial de envío esté impresa, legible y correctamente fijada al paquete;
- el peso y las condiciones aplicables permitan la recolección;
- el paquete esté realmente disponible para ser recogido.
Si el pedido debe depositarse en una sucursal de Correos de Costa Rica, no marque Preparado. Prepare y etiquete correctamente el paquete, llévelo a la sucursal y utilice Entregado únicamente después de que Correos lo haya recibido físicamente.
Importante
No relacione la casilla Preparado con un derecho de cancelación del comprador. Su función es únicamente confirmar que un paquete del flujo de recolección está realmente listo para ser recogido.
Buen reflejo
Antes de marcar Preparado, pregúntese: ¿el pago está confirmado?, ¿el paquete está completamente listo?, ¿la etiqueta oficial está impresa y fijada?, ¿este pedido corresponde realmente al flujo de recolección?
Caso de un pedido con varias tiendas
Un mismo pedido cliente puede contener productos de varias tiendas.
En ese caso, cada vendedor prepara únicamente el paquete relacionado con sus propios productos.
Esto significa que:
- usted no prepara los productos de otros vendedores;
- su paquete sigue su propio tratamiento;
- los otros vendedores gestionan su propia parte;
- un mismo pedido cliente puede tener varios paquetes;
- cada paquete puede seguir su propio recorrido.
En su espacio vendedor, concéntrese en su parte del pedido.
Consejo
En caso de pedido con varias tiendas, verifique bien los productos que le corresponden antes de preparar. Su responsabilidad se concentra en su paquete vendedor.
Orden recomendado antes de preparar
Para saber si un pedido puede prepararse, siga siempre el mismo orden.
- Recibe el correo de nuevo pedido.
- Abre su espacio vendedor.
- Entra en Mis pedidos.
- Busca el pedido por su referencia.
- Revisa su estado.
- Si el pago no está confirmado, no prepara.
- Si el estado es Pago aceptado, abre el detalle del pedido.
- Verifica los productos.
- Verifica las cantidades.
- Verifica la dirección de entrega.
- Verifica la información de envío.
- Prepara el paquete únicamente si todo es coherente.
- Si corresponde el flujo de recolección, marca Preparado únicamente cuando el paquete está completamente listo para ser recogido y la etiqueta oficial está impresa y correctamente fijada.
- Si el pedido debe depositarse en una sucursal, no marca Preparado. Lleva directamente el paquete preparado y correctamente etiquetado a Correos de Costa Rica.
- Marca Entregado únicamente después de que Correos de Costa Rica haya recibido físicamente el paquete, ya sea mediante recolección o depósito en sucursal. Entregado no significa entrega final al comprador.
Buen reflejo
Antes de preparar, hágase siempre estas preguntas: ¿el pago está confirmado? ¿el detalle del pedido es coherente? ¿qué flujo corresponde, recolección o depósito en sucursal? Si corresponde una recolección, marque Preparado únicamente cuando el paquete esté realmente listo para ser recogido.