Aprenda a leer los estados de un pedido en su espacio vendedor E-Benefiko: pago pendiente, pago aceptado, preparación, recolección, entrega a Correos de Costa Rica, envío, entrega final, devolución, reembolso y crédito de tienda.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- Por qué el estado es la información principal
- Reconocer los estados de pago pendiente
- Comprender el estado Pago aceptado
- Comprender los estados relacionados con la preparación
- Comprender Entregado, Enviado y la entrega final
- Comprender los estados de devolución
- Comprender reembolsos, créditos de tienda y ajustes
- Comprender los estados técnicos o administrativos
- Leer un estado sin confundir visualización y realidad financiera
- Orden recomendado para leer un estado
¿Para qué sirve esta etapa?
Los estados permiten comprender en qué punto se encuentra un pedido.
Indican, por ejemplo, si el pedido está:
- pendiente de pago;
- pagado;
- listo para preparar;
- preparado;
- recogido por el transportista;
- enviado;
- entregado;
- relacionado con una devolución;
- relacionado con un reembolso, un crédito de tienda o un ajuste posterior.
Esta lectura es esencial antes de cualquier acción del vendedor.
Importante
No prepare un pedido solo porque aparece en su lista o porque recibió un correo de nuevo pedido. Revise siempre su estado.
Por qué el estado es la información principal
En la página Mis pedidos, el estado es la principal referencia operativa para comprender en qué situación se encuentra un pedido.
Las cantidades, los montos y las demás informaciones visibles ayudan a leer el pedido, pero no determinan por sí solos su tratamiento financiero final.
Por ejemplo:
| Si el estado indica… | Debe entender que… |
|---|---|
| Pago pendiente | El pago todavía no está confirmado y el pedido no debe prepararse. |
| Pago aceptado | El pago está confirmado y el pedido puede entrar en el tratamiento vendedor. |
| Preparado – E-Benefiko | El vendedor indicó que el paquete está realmente listo para la recolección, cuando ese flujo corresponde al pedido. |
| Devolución en curso | Una solicitud de devolución está siendo tratada. |
| Reembolso parcial | Una parte del tratamiento financiero del pedido fue corregida mediante un reembolso. |
| Reembolsado | Se realizó un reembolso total. El pedido permanece en el historial y no debe interpretarse como un pedido nuevo por preparar. |
Lea siempre el estado antes de tomar una decisión operativa. Para comprender después el efecto sobre sus ganancias, pagos o ajustes, consulte también la información financiera correspondiente.
Buen reflejo
Para cada pedido, empiece por leer el estado. Después, abra el detalle del pedido si necesita verificar productos, cantidades, dirección, envío o información de seguimiento.
Reconocer los estados de pago pendiente
Algunos estados indican que el pago todavía no está confirmado.
Mientras el pago no esté confirmado, el pedido no debe prepararse.
En el recorrido normal de pago con tarjeta pueden aparecer especialmente situaciones como:
| Estado | Qué debe entender |
|---|---|
| Esperando el pago con tarjeta de crédito | El pago todavía no está confirmado. |
| Autorizado (pago no capturado) | Existe una autorización, pero el pago todavía no debe considerarse confirmado para la preparación del pedido. |
| Error en pago | El pago encontró un error y el pedido no debe prepararse. |
La interfaz puede contener otros estados técnicos o heredados. La presencia de uno de esos estados no significa que ese medio de pago forme parte del recorrido comercial normal de Otintiko.
Si aparece un estado de pago que no reconoce, no prepare el paquete. Abra el detalle del pedido y siga las indicaciones previstas por Otintiko.
Importante
Mientras el pago no esté confirmado, no prepare el paquete y no marque el pedido como Preparado.
Comprender el estado Pago aceptado
El estado Pago aceptado es el punto de referencia operativo para el vendedor.
Significa que el pago está confirmado y que el pedido puede tratarse.
A partir de este estado, puede:
- abrir el detalle del pedido;
- verificar los productos;
- verificar las cantidades;
- revisar la información de envío;
- preparar el paquete si toda la información es coherente.
Este estado no significa que el paquete ya esté listo. Significa que el pedido puede entrar en la etapa de tratamiento vendedor.
Importante
Pago aceptado no significa “ya preparado”. Significa que el pago está confirmado y que puede empezar las verificaciones necesarias.
Comprender los estados relacionados con la preparación
Una vez confirmado el pago, el pedido puede entrar en una etapa de preparación.
Puede encontrar estados o indicaciones como:
| Estado o indicación | Qué debe entender |
|---|---|
| Preparación en curso | El pedido está siendo preparado dentro del flujo correspondiente. |
| Preparado – E-Benefiko | El vendedor confirmó que el paquete está realmente listo para la recolección por Correos de Costa Rica, cuando la recolección corresponde al pedido. |
Preparado – E-Benefiko no es un simple recordatorio y no debe utilizarse para indicar que piensa preparar el pedido más adelante.
Antes de utilizar esta indicación, el paquete debe estar:
- completo;
- verificado;
- correctamente embalado;
- con la etiqueta oficial de envío impresa y correctamente fijada al paquete;
- realmente listo para ser recogido.
Si el pedido sigue un flujo de depósito en sucursal, no utilice Preparado – E-Benefiko. Lleve directamente el paquete preparado y correctamente etiquetado a Correos de Costa Rica. Una vez que Correos haya recibido físicamente el paquete, puede utilizar Entregado.
Importante
No marque un pedido como Preparado – E-Benefiko para reservarlo, recordarlo o indicar que empezará a prepararlo. Utilice esta indicación únicamente cuando el paquete esté realmente listo y el flujo de recolección corresponda al pedido.
Importante
No marque Preparado para “reservar” un pedido o para acordarse de tratarlo. Márquelo únicamente cuando el paquete esté realmente listo.
Comprender Entregado, Enviado y la entrega final
Después de la preparación, el pedido avanza dentro del proceso de envío.
Conviene distinguir tres nociones:
| Estado o indicación | Qué debe entender |
|---|---|
| Entregado en la lista vendedor | El paquete fue entregado a Correos de Costa Rica, ya sea después de una recolección o después de un depósito en sucursal. |
| Enviado | El paquete está dentro del proceso de envío. |
| Entrega final al cliente | Corresponde al momento en que el transportista entrega el paquete al comprador, según el seguimiento del transportista. |
Entregado no debe confundirse con Preparado.
Preparado significa que el paquete está listo y puede entrar en el flujo de recolección cuando corresponde.
Entregado, en la lista vendedor, confirma que el paquete fue entregado a Correos de Costa Rica.
Importante
Marque Entregado únicamente después de la entrega real del paquete a Correos de Costa Rica, ya sea por recolección o por depósito en sucursal.
El estado Enviado o la entrega final al cliente indican una etapa más avanzada del transporte o de la entrega. En ese punto, ya no se trata de un pedido por preparar.
Comprender los estados de devolución
Un estado como Devolución en curso indica que una solicitud de devolución está en tratamiento.
Esto significa que un cliente inició una solicitud de devolución o que el pedido está siendo tratado dentro del módulo de devoluciones.
Este estado no debe tratarse como un pedido normal por preparar.
En ese caso, debe seguir el procedimiento dedicado a las devoluciones.
El vendedor no realiza directamente un reembolso monetario al comprador. Debe tratar la parte operativa de la devolución que le corresponde y seguir las indicaciones de Otintiko para el tratamiento administrativo y financiero.
Importante
Las devoluciones se gestionan en el módulo previsto para las solicitudes de devolución. No trate una devolución como un nuevo pedido por preparar.
Un artículo dedicado explica cómo gestionar una solicitud de devolución: lectura de la demanda, justificantes, aprobación o rechazo, recepción del paquete y cierre del retorno después de la verificación.
Comprender reembolsos, créditos de tienda y ajustes
Después de una devolución o de una corrección administrativa, pueden aparecer estados, documentos o ajustes relacionados con el tratamiento posterior del pedido.
Los casos principales son:
| Estado, documento o ajuste | Qué debe entender |
|---|---|
| Reembolso parcial | Otintiko trató un reembolso correspondiente a una parte del pedido. El pedido permanece en el historial y su efecto financiero puede ajustarse en consecuencia. |
| Reembolsado | Otintiko trató un reembolso monetario total. El pedido pagado permanece en el historial; no se convierte simplemente en un pedido inexistente o cancelado. |
| Crédito de tienda | Puede haberse concedido al comprador un crédito comercial utilizable posteriormente en Otintiko. Según el caso, puede materializarse mediante un cupón u otro mecanismo previsto por la plataforma. |
| Nota de crédito | Puede generarse un documento contable para reflejar la corrección o el tratamiento aplicado al pedido. |
El vendedor no ejecuta directamente un reembolso monetario al comprador. Otintiko trata la parte administrativa y financiera correspondiente después de la gestión de la devolución.
Un reembolso, un crédito de tienda o una nota de crédito pueden producir posteriormente una corrección de las ganancias, transacciones o importes financieros asociados con el pedido.
Por esta razón, un pedido pagado no desaparece del historial cuando se produce un reembolso. El pedido y su tratamiento posterior deben leerse conjuntamente.
Importante
Si aparece un reembolso o un crédito de tienda, no trate el pedido como un nuevo pedido por preparar. Si existe todavía una devolución en curso, siga el procedimiento de devolución correspondiente.
Para comprender el efecto sobre ganancias, transacciones, ajustes o facturas, consulte los artículos de la categoría Pagos, ganancias y facturación.
Comprender los estados técnicos o administrativos
Algunos estados pueden aparecer en la lista o en los filtros sin corresponder a una acción normal de preparación por parte del vendedor.
Por ejemplo:
| Estado | Lectura vendedor |
|---|---|
| Pedido pendiente por falta de stock (no pagado) | El pedido está bloqueado o en espera y el pago no está confirmado. No prepare el paquete. |
| Pedido pendiente por falta de stock (pagado) | El pedido está pagado, pero existe una situación relacionada con el stock que debe revisarse antes de continuar. |
| Factura de servicios | Corresponde a una situación administrativa o de servicio y no a un pedido de producto que deba preparar como una venta normal. |
| Pago remoto aceptado | Es un estado técnico relacionado con una confirmación específica. No significa que el vendedor deba gestionar un cobro ni que este estado represente por sí solo un medio de pago disponible en el recorrido normal del comprador. |
La presencia de un estado técnico o heredado en una lista o un filtro no significa necesariamente que forme parte del recorrido comercial normal de Otintiko.
Consejo
Cuando un estado no sea claro, no prepare automáticamente el paquete. Abra el detalle del pedido y siga las indicaciones previstas por Otintiko.
Leer un estado sin confundir visualización y realidad financiera
La lista de pedidos puede mostrar cantidades y montos para ayudarle a comprender un pedido.
Sin embargo, el estado operativo de un pedido y su tratamiento financiero no representan exactamente la misma información.
Algunos ejemplos:
| Situación | Lectura correcta |
|---|---|
| Pedido pagado | El pago fue confirmado, pero esto no significa por sí solo que el importe visible corresponda ya al monto financiero definitivo que recibirá el vendedor. |
| Reembolso parcial | El pedido permanece en el historial y una corrección financiera puede reducir posteriormente los importes relacionados con la parte reembolsada. |
| Reembolso total | El pedido pagado permanece en el historial, pero su tratamiento financiero puede quedar completamente corregido por el reembolso. |
| Crédito de tienda | El tratamiento comercial concedido al comprador puede generar posteriormente el ajuste financiero correspondiente según la decisión aplicada por Otintiko. |
Por esta razón, no intente calcular sus ganancias únicamente a partir del estado o del importe visible en la lista de pedidos.
Las ganancias, transacciones, ajustes y pagos vendedor se explican en la categoría Pagos, ganancias y facturación.
Importante
Para comprender la naturaleza real de un pedido, lea primero el estado. Los montos y cantidades visibles ayudan a la lectura, pero el estado indica la situación real.
Orden recomendado para leer un estado
Para evitar errores, mantenga siempre el mismo orden de lectura.
- Ubique el pedido en Mis pedidos.
- Lea su estado.
- Si el estado indica un pago pendiente, no prepare el paquete.
- Si el estado es Pago aceptado, abra el detalle antes de actuar.
- Si el estado indica Preparado – E-Benefiko, verifique que el paquete esté realmente listo para la recolección y que ese flujo corresponda al pedido.
- Si el pedido debe depositarse en una sucursal de Correos de Costa Rica, siga el procedimiento de depósito correspondiente y no utilice Preparado – E-Benefiko como sustituto del depósito.
- Si la indicación es Entregado, significa que el paquete fue entregado a Correos de Costa Rica.
- Si el estado indica una devolución, siga el procedimiento de devolución.
- Si el estado indica un reembolso, un crédito de tienda o un ajuste posterior, revise el detalle y consulte los artículos dedicados a devoluciones y tratamiento financiero.
Buen reflejo
Un pedido se lee siempre en este orden: estado, detalle si es necesario, luego acción. Nunca empiece por preparar el paquete sin haber revisado el estado.