Comprenda qué ocurre después de que una solicitud de devolución se marca como completa: tratamiento financiero por Otintiko, eventual reembolso o crédito de tienda, documentos asociados, gastos de retorno, gastos de envío iniciales y posibles ajustes sobre la situación financiera del vendedor.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- Cuándo empieza el tratamiento financiero
- Diferencia entre reembolso y crédito de tienda
- Comprender la nota de crédito
- Comprender cómo puede materializarse un crédito de tienda
- Comprender los gastos de envío iniciales
- Comprender los gastos de retorno
- Comprender el impacto del motivo sobre los gastos y las ganancias vendedor
- Impacto sobre las ganancias vendedor
- Caso en que el vendedor ya fue pagado
- Qué ve el vendedor en sus pagos
- Qué no debe prometer el vendedor
- Buen orden de lectura después de una devolución
¿Para qué sirve esta etapa?
Cuando una solicitud de devolución se marca como completa del lado vendedor, Otintiko puede continuar con el tratamiento administrativo y financiero del expediente.
Esta etapa permite determinar, según el caso:
- el monto que debe corregirse;
- si corresponde un reembolso monetario;
- si corresponde un crédito de tienda;
- si debe emitirse un documento de corrección;
- cómo se tratan los gastos de envío iniciales;
- quién asume los gastos de retorno;
- qué corrección financiera debe registrarse para la actividad vendedor;
- cómo esa corrección será tomada en cuenta en el ciclo financiero correspondiente.
El vendedor no realiza por su cuenta el reembolso monetario al comprador ni decide cómo se materializa la corrección financiera.
Su función consiste principalmente en tratar la parte operativa de la devolución: recepción del paquete, revisión del producto, estado del producto y decisión sobre su reintegración al stock cuando corresponda.
Otintiko trata después la parte administrativa y financiera según el expediente y las condiciones aplicables.
En un pedido ya pagado, este tratamiento no consiste simplemente en cancelar el pedido. Otintiko gestiona las correcciones, documentos y estados necesarios según el caso.
Importante
El vendedor nunca reembolsa directamente al comprador. Otintiko gestiona los reembolsos monetarios y las demás correcciones financieras correspondientes al expediente.
Cuándo empieza el tratamiento financiero
El tratamiento administrativo y financiero puede continuar después del cierre operativo de la solicitud de devolución.
En el recorrido normal:
- el comprador presenta una solicitud de devolución;
- la solicitud es revisada;
- si el retorno es autorizado, el comprador devuelve el paquete según las instrucciones recibidas;
- el vendedor recibe y revisa el producto;
- el vendedor completa la etapa operativa que le corresponde;
- Otintiko determina y aplica después el tratamiento administrativo y financiero correspondiente.
La autorización de una devolución no equivale por sí sola a un reembolso monetario, un crédito de tienda ni una nota de crédito.
Del mismo modo, marcar la devolución como completa del lado vendedor no significa que el tratamiento financiero esté ya terminado.
Otintiko debe todavía revisar y materializar la corrección que corresponda al expediente.
Buen reflejo
Una devolución autorizada significa que el retorno puede continuar. El reembolso, el crédito de tienda y las demás correcciones financieras se confirman posteriormente según el expediente.
Diferencia entre reembolso y crédito de tienda
Después de una devolución, Otintiko puede aplicar diferentes tratamientos según el expediente y las condiciones correspondientes.
| Tratamiento | Qué significa |
|---|---|
| Reembolso | Otintiko devuelve al comprador el monto validado mediante el procedimiento de reembolso correspondiente |
| Crédito de tienda | Otintiko concede al comprador un monto utilizable posteriormente en Otintiko, según las condiciones aplicables |
| Ajuste sin pago adicional | Otintiko puede registrar una corrección administrativa o financiera sin que exista necesariamente un nuevo movimiento monetario hacia el comprador |
El tratamiento aplicado depende del expediente, del motivo de la devolución, del monto validado y de las condiciones correspondientes.
El vendedor no elige libremente el tratamiento financiero y no realiza el reembolso monetario al comprador.
No debe prometer:
- un reembolso monetario antes de su confirmación;
- un crédito de tienda antes de su confirmación;
- un monto exacto antes de la validación;
- quién asumirá un gasto mientras el expediente no lo determine;
- una fecha bancaria exacta;
- una forma específica de materialización del crédito antes de su confirmación.
Importante
Aunque el vendedor interviene en la verificación del retorno, la decisión financiera final queda centralizada por Otintiko.
Comprender la nota de crédito
Una nota de crédito es un documento que puede utilizarse para reflejar una corrección relacionada con un pedido.
Según la operación realizada por Otintiko, una corrección después de una devolución puede dar lugar a una nota de crédito.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando corresponde documentar una corrección total o parcial del pedido.
La existencia de una devolución no significa que una nota de crédito sea creada automáticamente en todos los casos.
Tampoco debe confundirse la nota de crédito con el movimiento monetario del reembolso.
Un reembolso y una nota de crédito cumplen funciones diferentes:
- el reembolso corresponde al tratamiento monetario hacia el comprador;
- la nota de crédito documenta una corrección cuando corresponde.
Si una nota de crédito está disponible para el comprador, podrá consultarla desde el espacio previsto en su cuenta cliente.
Consejo
Si un comprador pregunta por una nota de crédito, explíquele que se trata de un documento de corrección cuando corresponde. Para confirmar un reembolso, un monto o un tratamiento financiero concreto, oriéntelo hacia Otintiko.
Comprender cómo puede materializarse un crédito de tienda
Cuando Otintiko concede un crédito de tienda, este crédito permite al comprador utilizar posteriormente el monto validado en Otintiko, según las condiciones aplicables.
La forma concreta de materializar este crédito depende del tratamiento utilizado por Otintiko.
Cuando se utiliza un cupón, el comprador puede recibir:
- la confirmación del crédito concedido;
- un código de cupón;
- el monto correspondiente;
- las condiciones o instrucciones de uso.
El vendedor no crea el crédito de tienda ni el eventual cupón por su cuenta.
Tampoco debe generar un cupón comercial para sustituir una devolución o un reembolso sin instrucción de Otintiko.
El objetivo es conservar una relación clara entre:
- el pedido inicial;
- el producto o monto corregido;
- el tratamiento decidido;
- el eventual crédito concedido al comprador.
Importante
Un crédito de tienda no significa automáticamente que el vendedor deba crear un cupón. Otintiko determina y registra la forma concreta del tratamiento.
Comprender los gastos de envío iniciales
Los gastos de envío iniciales corresponden a los gastos de entrega del pedido original.
Su tratamiento después de una devolución depende del expediente, del alcance de la devolución y de las condiciones aplicables.
Una devolución parcial no implica automáticamente el reembolso de los gastos de envío iniciales.
Del mismo modo, una devolución total no permite al vendedor prometer por sí solo que esos gastos serán reembolsados.
| Situación | Tratamiento |
|---|---|
| Devolución parcial | Otintiko determina si los gastos de envío iniciales deben modificarse según la parte afectada y las condiciones aplicables |
| Devolución total | Otintiko revisa el tratamiento de los gastos de envío iniciales según el expediente |
| Tratamiento comercial específico | Otintiko puede aplicar una corrección particular cuando el expediente lo justifique |
El vendedor no debe anunciar el reembolso de los gastos de envío iniciales antes de la confirmación de Otintiko.
Buen reflejo
En caso de duda sobre los gastos de envío iniciales, no responda en nombre de Otintiko. Oriente al comprador hacia el soporte.
Comprender los gastos de retorno
Los gastos de retorno corresponden al costo del transporte utilizado para devolver el paquete.
Para los retornos gestionados mediante Correos de Costa Rica, siga las instrucciones comunicadas para el expediente correspondiente.
El documento relacionado con la devolución permite identificar el expediente. No debe confundirse con una etiqueta oficial de transporte cuando esta deba ser emitida por Correos.
La responsabilidad por los gastos de retorno depende del motivo validado de la devolución.
| Motivo | Responsabilidad por los gastos de retorno |
|---|---|
| Error de preparación del vendedor | Corresponden al vendedor |
| Producto dañado atribuible al vendedor | Corresponden al vendedor |
| Producto expirado | Corresponden al vendedor |
| Error de pedido del cliente | Corresponden al cliente, según las condiciones aplicables |
Cuando un costo de retorno corresponde al vendedor, Otintiko registra la corrección financiera necesaria para que sea tomada en cuenta en su situación financiera.
Según el momento y el expediente, esta corrección puede afectar una ganancia todavía no liquidada o intervenir posteriormente como ajuste o débito.
El vendedor no debe realizar por su cuenta un reembolso financiero al comprador para compensar estos gastos.
Important
Si la devolución se debe a un error de preparación del vendedor, a un producto dañado atribuible al vendedor o a un producto expirado, los gastos de retorno corresponden al vendedor. Otintiko registra el tratamiento financiero correspondiente.
Comprender el impacto del motivo sobre los gastos y las ganancias vendedor
El motivo validado de la devolución puede tener una consecuencia financiera para el vendedor.
Cuando el retorno se debe a un error de preparación del vendedor, a un producto dañado atribuible al vendedor o a un producto expirado, los gastos de retorno corresponden al vendedor.
En estos casos, Otintiko puede registrar las correcciones necesarias relacionadas con:
- el producto o la cantidad afectados;
- el monto validado para la devolución;
- la ganancia relacionada con la venta corregida;
- los gastos de retorno que correspondan al vendedor;
- otros ajustes derivados del expediente.
Si la corrección se produce antes de que la venta haya sido tomada en cuenta de forma definitiva en un ciclo, puede modificar los montos que participarán posteriormente en ese ciclo.
Si se produce después de un pago ya realizado al vendedor, la corrección puede trasladarse a un ciclo posterior mediante el ajuste financiero correspondiente.
Cuando el motivo corresponde a un error de pedido del cliente, los gastos de retorno corresponden al cliente según las condiciones aplicables.
Por esta razón, la preparación del pedido es importante también desde el punto de vista financiero.
Antes de marcar un pedido como preparado, verifique:
- que el producto corresponda al pedido;
- que la cantidad sea correcta;
- que el paquete contenga los productos correctos;
- que los productos estén en buen estado;
- que ningún producto esté vencido;
- que el embalaje proteja correctamente el contenido;
- que la etiqueta o información de envío corresponda al pedido correcto.
Importante
Cuando una devolución genera un costo o una corrección imputable al vendedor, Otintiko registra el ajuste financiero correspondiente. El efecto exacto depende de la venta, del momento de la corrección y del ciclo financiero.
Buen reflejo
La preparación del paquete es una etapa financiera, no solo logística. Un paquete mal preparado cuesta tiempo, confianza y dinero al vendedor.
Impacto sobre las ganancias vendedor
Una devolución, un reembolso o un ajuste puede modificar el tratamiento financiero de una venta.
La forma concreta de la corrección depende del momento en que se registra.
Si la corrección se registra antes de que la venta entre en el ciclo financiero correspondiente, los montos corregidos pueden ser los que se tomen en cuenta en ese ciclo.
Si la corrección se registra después de que la venta ya participó en un ciclo, puede producir un ajuste en un ciclo posterior.
En una devolución parcial, la corrección debe limitarse a la parte efectivamente afectada por el expediente.
Por ejemplo, si un pedido contiene varias unidades y la corrección solo afecta una de ellas, no debe interpretarse que todo el pedido queda automáticamente anulado.
El tratamiento debe conservar la coherencia entre:
- la parte de la venta que permanece válida;
- la parte corregida;
- el monto tratado para el comprador;
- la situación financiera del vendedor;
- los ajustes que correspondan al ciclo.
Importante
Una devolución no significa que todo el pedido ni toda la ganancia sean anulados automáticamente. La corrección se aplica según la parte realmente afectada y el momento en que se registra.
Caso en que el vendedor ya fue pagado
Una corrección relacionada con una devolución puede registrarse después de que el vendedor ya haya recibido el pago correspondiente a una venta.
En ese caso, el pago ya realizado no se borra retroactivamente.
Otintiko registra la corrección financiera necesaria para que sea tomada en cuenta posteriormente.
| Situación | Tratamiento general |
|---|---|
| La corrección interviene antes del pago vendedor | Puede modificar los montos que participarán en el ciclo correspondiente |
| La corrección interviene después del pago vendedor | Se registra para ser tomada en cuenta en un ciclo posterior |
| Las ganancias disponibles cubren la corrección | La corrección puede compensarse con las ganancias disponibles dentro del ciclo financiero |
| Las ganancias disponibles no cubren toda la corrección | Puede quedar un saldo debido a Otintiko después de la compensación |
Si después de la compensación del ciclo queda un saldo debido a Otintiko, el monto restante puede procesarse mediante la tarjeta de pago Otintiko registrada.
El objetivo es que los ciclos posteriores reflejen correctamente las correcciones relacionadas con operaciones anteriores.
Consejo
Si una devolución corresponde a una venta ya pagada, consulte el reporte mensual CSV de los ciclos posteriores y Transacciones para comprender los movimientos efectivamente registrados.
Qué ve el vendedor en sus pagos
El efecto financiero de una devolución no aparece necesariamente de la misma forma en todas las páginas vendedor.
Para comprender una corrección, distinga:
- Ganancias, que muestra la actividad comercial y las ganancias vendedor registradas;
- Transacciones, que muestra los movimientos de crédito o débito efectivamente registrados;
- el reporte mensual CSV, que explica qué montos fueron tomados en cuenta en el ciclo, la compensación aplicada y el resultado final;
- las facturas y documentos de corrección, cuando hayan sido emitidos para la operación correspondiente.
Si una corrección se registra antes de un ciclo, puede modificar los montos que participarán en ese ciclo.
Si se registra después de un ciclo ya liquidado, su efecto puede aparecer en un ciclo posterior.
No espere necesariamente una línea idéntica en Ganancias, Transacciones, el reporte mensual y la factura: cada elemento cumple una función diferente.
Importante
Para comprender el efecto de una devolución sobre un ciclo financiero, utilice principalmente el reporte mensual CSV. Consulte Transacciones para los movimientos efectivamente registrados y Ganancias para la actividad comercial.
Qué no debe prometer el vendedor
Cuando un comprador hace una pregunta después de una devolución, el vendedor debe mantener una respuesta prudente.
El vendedor no debe prometer:
- un reembolso monetario antes de su confirmación;
- un crédito de tienda antes de su confirmación;
- un cupón;
- quién asumirá los gastos de retorno antes de su confirmación;
- un reembolso de los gastos de envío iniciales;
- una fecha exacta de reembolso;
- una decisión financiera en nombre de Otintiko.
El vendedor puede confirmar únicamente lo que trató de su lado:
- solicitud recibida;
- retorno aprobado o rechazado;
- paquete recibido;
- producto verificado;
- solicitud marcada como completa.
La continuación es tratada por Otintiko.
Buen reflejo
Si el comprador solicita una información financiera, responda simplemente que el retorno fue transmitido a Otintiko para tratamiento y que puede contactar al soporte si necesita más detalles.
Buen orden de lectura después de una devolución
Para comprender correctamente la continuación de una devolución, mantenga este orden.
- Verifique que la solicitud de devolución fue marcada como completa.
- Confirme que el producto devuelto fue recibido y verificado.
- Verifique si el producto fue reintegrado al stock o no.
- Identifique el motivo del retorno.
- Recuerde que un error de preparación del vendedor, un producto dañado atribuible al vendedor o un producto expirado implican gastos de retorno a cargo del vendedor.
- Deje que Otintiko determine y aplique el reembolso, el crédito de tienda o el ajuste que corresponda.
- Consulte después el efecto financiero en Ganancias, Transacciones y el reporte mensual CSV según corresponda.
- No comunique una decisión financiera al cliente sin validación de Otintiko.
Buen reflejo
El retorno se cierra del lado vendedor cuando ha completado correctamente la etapa operativa que le corresponde. Otintiko trata después la parte administrativa y financiera y registra las correcciones o documentos que correspondan.