Aprenda a preparar correctamente un pedido en su espacio vendedor E-Benefiko: revisar el estado, controlar los productos, embalar el paquete, imprimir y fijar la etiqueta oficial de envío y seguir el flujo que corresponda, ya sea recolección o depósito en sucursal. La indicación Preparado – E-Benefiko se utiliza únicamente cuando el paquete está realmente listo y el pedido corresponde al flujo de recolección.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- Antes de empezar: verificar que el pedido puede prepararse
- Abrir el detalle del pedido
- Verificar los productos y las cantidades
- Comprender el impacto económico de una mala preparación
- Revisar las opciones del pedido
- Verificar la dirección y la información de envío
- Preparar el paquete
- Preparar la etiqueta de envío
- Verificar el peso y los límites de transporte
- Caso de un pedido con varias tiendas
- Usar Preparado y Entregado en el momento correcto
- Orden recomendado para preparar un pedido
¿Para qué sirve esta etapa?
Esta etapa le ayuda a preparar correctamente un pedido antes de su envío.
Empieza únicamente cuando el pedido puede tratarse realmente.
El objetivo es verificar que el paquete corresponde al pedido y prepararlo correctamente antes de continuar con el flujo de envío que corresponda.
Esta etapa permite evitar:
- preparar un pedido no pagado;
- preparar un producto incorrecto;
- enviar una cantidad incorrecta;
- olvidar una opción del pedido;
- asociar la información de envío con un paquete incorrecto o incompleto;
- utilizar Preparado – E-Benefiko cuando el paquete todavía no está listo o cuando el pedido no corresponde al flujo de recolección.
Importante
Preparar un pedido no consiste solamente en colocar un producto en un paquete. Primero debe verificar el estado, el detalle del pedido, los productos, las cantidades, las opciones, la información de envío y el flujo logístico que corresponde al paquete.
Antes de empezar: verificar que el pedido puede prepararse
Antes de preparar un paquete, verifique que el pedido puede tratarse.
El estado de referencia es:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pago aceptado | El pago está confirmado. El pedido puede verificarse y prepararse. |
Si el pago no está confirmado, no prepare el paquete.
Tampoco prepare un pedido:
- totalmente reembolsado;
- con error de pago;
- todavía pendiente de pago;
- relacionado con una devolución en curso;
- bloqueado por una información que impide tratarlo correctamente.
Importante
Nunca prepare un pedido únicamente porque recibió un correo de nuevo pedido. El correo le avisa, pero el estado en su espacio vendedor indica si puede actuar.
Abrir el detalle del pedido
Cuando el pedido puede tratarse, abra su detalle desde la página Mis pedidos.
Para hacerlo, haga clic en la Referencia del pedido.
El detalle permite verificar la información necesaria antes de preparar el paquete:
- el estado actual;
- el medio de pago mostrado;
- la dirección de entrega;
- las opciones del pedido;
- la información de envío;
- los productos comprados;
- las cantidades;
- la información eventual de devolución o reembolso.
Esta verificación es importante, porque la línea visible en la lista de pedidos no siempre basta para preparar correctamente el paquete.
Buen reflejo
Prepare siempre a partir del detalle del pedido, no solo a partir de la línea visible en Mis pedidos.
Verificar los productos y las cantidades
Antes de embalar, verifique los productos indicados en el detalle del pedido.
Controle especialmente:
- el nombre completo del producto;
- la referencia del producto;
- las características útiles, como formato, peso o variación;
- la cantidad comprada;
- la cantidad eventualmente devuelta o reembolsada;
- la información que pueda modificar la lectura del pedido.
Esta etapa permite confirmar qué debe colocar realmente en el paquete.
Importante
Si un pedido está parcialmente reembolsado o relacionado con una información de devolución, revise el detalle antes de preparar. No se base únicamente en la cantidad visible en la lista.
Comprender el impacto económico de una mala preparación
Preparar correctamente un pedido no es solo una cuestión de servicio al cliente. También permite evitar devoluciones, incidencias y correcciones financieras posteriores.
Cuando el motivo validado de una devolución corresponde a un error de preparación del vendedor, a un producto dañado atribuible al vendedor o a un producto expirado, los gastos de retorno corresponden al vendedor.
Otintiko no pide al vendedor realizar directamente un pago al comprador ni al transportista para corregir la devolución. Cuando existe un costo imputable al vendedor, Otintiko registra la corrección financiera correspondiente.
Según el momento en que intervenga la corrección, esta puede afectar una ganancia todavía no liquidada o aparecer posteriormente como un ajuste o débito.
Antes de cerrar el paquete, revise con especial atención:
- que el producto corresponda exactamente al pedido;
- que la cantidad sea correcta;
- que la variación, el formato, el peso o la presentación correspondan a lo comprado;
- que el producto esté en buen estado;
- que el producto no esté expirado;
- que el paquete contenga únicamente los productos que corresponden a su E-Benefiko;
- que el embalaje proteja correctamente el contenido;
- que la información de envío corresponda al paquete correcto.
| Error o situación | Consecuencia posible |
|---|---|
| Producto equivocado | El comprador puede solicitar una devolución por error de preparación y el expediente puede generar una corrección imputable al vendedor. |
| Cantidad incorrecta | El pedido puede requerir una devolución, una corrección o un ajuste según la parte afectada. |
| Producto dañado | La responsabilidad depende del motivo validado. Si el daño es atribuible al vendedor, los gastos de retorno corresponden al vendedor. Si es atribuible al transportista, se aplica el procedimiento correspondiente. |
| Producto expirado | Los gastos de retorno corresponden al vendedor. |
| Información de envío asociada al paquete equivocado | El paquete puede ser dirigido incorrectamente o generar una incidencia de transporte. |
Importante
Si una devolución genera un costo imputable al vendedor, Otintiko registra la corrección financiera correspondiente. El efecto exacto depende del expediente, de la venta y del momento en que se registra la corrección.
Buen reflejo
Antes de continuar con el envío, revise el paquete como si fuera la última oportunidad de evitar una devolución: producto correcto, cantidad correcta, estado correcto, embalaje correcto e información de envío correcta.
Revisar las opciones del pedido
Algunos pedidos pueden contener opciones particulares.
Por ejemplo:
- embalaje reciclado;
- envoltorio de regalo;
- otra opción relacionada con la preparación del pedido.
Si una opción aparece como activa, debe tomarse en cuenta en la preparación.
Si aparece como inactiva, significa que no fue seleccionada para ese pedido.
Buen reflejo
Antes de cerrar el paquete, revise siempre las opciones del pedido. Una opción olvidada puede crear una mala experiencia para el cliente, aunque el producto enviado sea correcto.
Verificar la dirección y la información de envío
Antes de preparar el paquete, verifique la dirección de entrega y la información de envío.
Controle especialmente:
- el nombre del destinatario;
- el teléfono;
- el país;
- la provincia;
- el cantón;
- el distrito;
- el código postal;
- la dirección completa;
- el transportista o modo de envío;
- el número de seguimiento, si ya existe;
- la información de peso, si está disponible.
La dirección de entrega permite confirmar adónde debe enviarse el paquete.
Buen reflejo
Use la dirección de entrega como referencia para preparar el paquete correcto. Esta información debe corresponder al pedido que está tratando.
Preparar el paquete
Una vez verificadas las informaciones del pedido, puede preparar el paquete.
El paquete debe estar:
- completo;
- correctamente embalado;
- adaptado al producto enviado;
- suficientemente protegido;
- coherente con el peso y el formato del pedido;
- listo para continuar con el proceso de envío.
Para preparar sus envíos con Correos de Costa Rica, puede utilizar las bolsas EMS disponibles en la Tienda E-Benefiko. El uso detallado de estas bolsas se explica en el artículo dedicado al embalaje.
Importante
El paquete debe estar realmente listo antes de continuar con la etapa logística correspondiente. No avance si el paquete todavía está abierto, incompleto, pendiente de verificación o sin la etiqueta oficial de envío impresa y correctamente asociada con ese paquete. Si corresponde una recolección, no marque Preparado – E-Benefiko hasta que el paquete esté completamente listo.
Preparar la etiqueta de envío
La etiqueta oficial de envío debe imprimirse y fijarse físicamente al paquete correspondiente.
Correos de Costa Rica no acepta una etiqueta manuscrita ni una transcripción manual de los datos de la etiqueta oficial como sustituto de la etiqueta impresa.
Antes de fijar la etiqueta, verifique que:
- corresponde al pedido correcto;
- corresponde al paquete correcto;
- el número de envío de Correos de Costa Rica es legible;
- los datos del destinatario son correctos y legibles;
- los datos del remitente son correctos y legibles;
- la etiqueta no queda sobre una zona de cierre;
- la etiqueta queda fijada de forma segura y visible;
- ningún dato de la etiqueta fue modificado.
Si no dispone de una impresora, no escriba los datos de la etiqueta a mano sobre el paquete ni sobre una hoja. Debe disponer de una impresión de la etiqueta oficial antes de entregar el paquete a Correos de Costa Rica.
Puede conservar el archivo de la etiqueta oficial en su teléfono mientras busca una forma de imprimirlo, pero el archivo en el teléfono no sustituye la etiqueta oficial impresa que debe fijarse al paquete.
Si utiliza una bolsa EMS, puede fijar la etiqueta oficial mientras la bolsa todavía está plana, antes de llenarla. Esto facilita una colocación limpia, visible y segura.
Buen reflejo
Utilice siempre la etiqueta oficial impresa correspondiente al envío. No copie sus datos a mano y no sustituya la etiqueta por una hoja manuscrita. Antes de entregar el paquete, verifique que la etiqueta correcta esté impresa, legible y bien fijada.
Verificar el peso y los límites de transporte
Antes de continuar con el envío, verifique que el peso del paquete corresponde a las condiciones de transporte aplicables.
El peso real y el peso facturado pueden ser diferentes. Por ejemplo, según las reglas del transportista, un paquete de menos de 1 kg puede facturarse sobre la base de 1 kg.
Para la recolección de Correos de Costa Rica, recuerde estas reglas:
| Zona | Regla que debe respetarse |
|---|---|
| GAM | La recolección puede aplicar para paquetes de hasta 30 kg. |
| Fuera de GAM | La recolección está limitada a un peso total acumulado de 2 kg. |
| Fuera de GAM por encima de 2 kg | El pedido no debe entrar en el flujo de recolección. No utilice Preparado – E-Benefiko. El vendedor debe llevar el paquete, con la etiqueta oficial impresa y fijada, a una sucursal de Correos de Costa Rica antes del mediodía. Una vez que Correos haya recibido físicamente el paquete, el vendedor puede marcar Entregado. |
Estas reglas evitan utilizar el flujo de recolección para un paquete que no cumple las condiciones previstas.
Importante
Preparado – E-Benefiko corresponde únicamente al flujo de recolección. Si el paquete debe depositarse en una sucursal, no utilice Preparado – E-Benefiko. Deposite primero el paquete en Correos de Costa Rica y marque Entregado únicamente después de que Correos lo haya recibido físicamente
Caso de un pedido con varias tiendas
Un pedido cliente puede contener productos de varias tiendas.
En ese caso, cada vendedor prepara únicamente el paquete relacionado con sus propios productos.
Esto significa que:
- usted prepara solo los productos que le corresponden;
- los otros vendedores preparan su propio paquete;
- un mismo pedido cliente puede tener varios paquetes;
- cada paquete puede tener su propio seguimiento;
- cada vendedor sigue su propia parte del pedido.
Su responsabilidad se concentra en el paquete correspondiente a su E-Benefiko.
En un pedido con varias tiendas, no reúna en su paquete productos correspondientes a otros vendedores. La etiqueta, el número de envío y el seguimiento utilizados para su paquete deben corresponder únicamente a la parte del pedido gestionada por su E-Benefiko.
Consejo
En caso de pedido con varias tiendas, verifique bien los productos que le corresponden en el detalle del pedido antes de preparar el paquete.
Usar Preparado y Entregado en el momento correcto
Después de preparar el paquete, utilice la indicación que corresponda al flujo real del envío.
Preparado – E-Benefiko se utiliza únicamente cuando:
- el pedido corresponde al flujo de recolección por Correos de Costa Rica;
- el pago está confirmado;
- los productos y las cantidades fueron verificados;
- las opciones del pedido fueron respetadas;
- el paquete está completo y correctamente embalado;
- la etiqueta oficial de envío está impresa y correctamente fijada al paquete;
- el peso y las condiciones de la zona permiten la recolección;
- el paquete está realmente listo para ser recogido.
Si el pedido debe entregarse mediante depósito en sucursal, no utilice Preparado – E-Benefiko. Lleve directamente el paquete preparado y correctamente etiquetado a Correos de Costa Rica.
En ambos recorridos, Entregado se utiliza únicamente cuando el paquete ya fue recibido físicamente por Correos de Costa Rica: después de la recolección efectiva o después del depósito en una sucursal.
En esta interfaz vendedor, Entregado confirma la entrega del paquete a Correos de Costa Rica. No significa que el paquete ya haya sido entregado al comprador final.
Importante
No utilice Preparado – E-Benefiko simplemente porque el paquete está embalado. Esta indicación corresponde únicamente al flujo de recolección. Si debe depositar el paquete en una sucursal, no marque Preparado – E-Benefiko; marque Entregado únicamente después de haber entregado físicamente el paquete a Correos de Costa Rica.
Orden recomendado para preparar un pedido
Para preparar correctamente un pedido, siga siempre el mismo orden.
- Abra Mis pedidos.
- Busque el pedido por su referencia.
- Revise el estado.
- Si el estado no es Pago aceptado, no prepare el paquete.
- Abra el detalle del pedido.
- Verifique los productos.
- Verifique las cantidades.
- Revise las opciones del pedido.
- Verifique la dirección de entrega.
- Verifique la información de envío.
- Prepare el paquete.
- Cierre y proteja correctamente el paquete.
- Imprima la etiqueta oficial correspondiente al pedido y fíjela correctamente al paquete. No sustituya la etiqueta oficial por información manuscrita. Si utiliza una bolsa EMS, puede fijar la etiqueta mientras la bolsa todavía está plana, antes de llenarla.
- Verifique el peso y los límites de transporte.
Si el pedido corresponde al flujo de recolección, marque Preparado – E-Benefiko únicamente cuando el paquete esté completamente listo, la etiqueta oficial esté impresa y fijada y se cumplan las condiciones de recolección.
Si el pedido debe depositarse en una sucursal, no marque Preparado – E-Benefiko. Lleve el paquete preparado y correctamente etiquetado a Correos de Costa Rica.
Marque Entregado únicamente después de que Correos de Costa Rica haya recibido físicamente el paquete, ya sea mediante recolección o depósito en sucursal. En esta interfaz, Entregado no significa entrega final al comprador.
Buen reflejo
Antes de continuar con la etapa logística, verifique una última vez: producto correcto, cantidad correcta, paquete correcto, etiqueta oficial impresa y fijada, peso coherente y flujo de transporte correcto.