Aprenda a preparar correctamente un pedido en su espacio vendedor E-Benefiko: revisar el estado, controlar los productos, embalar el paquete, pegar la etiqueta y marcar Preparado únicamente cuando el paquete esté realmente listo.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- Antes de empezar: verificar que el pedido puede prepararse
- Abrir el detalle del pedido
- Verificar los productos y las cantidades
- Revisar las opciones del pedido
- Verificar la dirección y la información de envío
- Preparar el paquete
- Pegar la etiqueta de forma visible
- Verificar el peso y los límites de transporte
- Caso de un pedido con varias tiendas
- Marcar Preparado en el momento correcto
- Orden recomendado para preparar un pedido
¿Para qué sirve esta etapa?
Esta etapa le ayuda a preparar correctamente un pedido antes de su envío.
Empieza únicamente cuando el pedido puede tratarse realmente.
El objetivo es verificar que el paquete corresponde al pedido, y luego prepararlo en buenas condiciones antes de marcarlo como Preparado.
Esta etapa permite evitar:
- preparar un pedido no pagado;
- preparar un producto incorrecto;
- enviar una cantidad incorrecta;
- olvidar una opción del pedido;
- pegar una etiqueta en un paquete incompleto;
- marcar Preparado cuando el paquete todavía no está listo.
Importante
Preparar un pedido no consiste solamente en poner un producto en un paquete. Primero debe verificar el estado, el detalle del pedido, los productos, las cantidades, la etiqueta y las condiciones de envío.
Antes de empezar: verificar que el pedido puede prepararse
Antes de preparar un paquete, verifique que el pedido puede tratarse.
El estado de referencia es:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Pago aceptado | El pago está confirmado. El pedido puede verificarse y prepararse. |
Si el pago no está confirmado, no prepare el paquete.
Tampoco prepare un pedido:
- cancelado;
- totalmente reembolsado;
- con error de pago;
- todavía pendiente de pago;
- relacionado con una devolución en curso;
- bloqueado por una información que impide tratarlo correctamente.
Importante
Nunca prepare un pedido únicamente porque recibió un correo de nuevo pedido. El correo le avisa, pero el estado en su espacio vendedor indica si puede actuar.
Abrir el detalle del pedido
Cuando el pedido puede tratarse, abra su detalle desde la página Mis pedidos.
Para hacerlo, haga clic en la Referencia del pedido.
El detalle permite verificar la información necesaria antes de preparar el paquete:
- el estado actual;
- el medio de pago mostrado;
- la dirección de entrega;
- las opciones del pedido;
- la información de envío;
- los productos comprados;
- las cantidades;
- la información eventual de devolución o reembolso.
Esta verificación es importante, porque la línea visible en la lista de pedidos no siempre basta para preparar correctamente el paquete.
Buen reflejo
Prepare siempre a partir del detalle del pedido, no solo a partir de la línea visible en Mis pedidos.
Verificar los productos y las cantidades
Antes de embalar, verifique los productos indicados en el detalle del pedido.
Controle especialmente:
- el nombre completo del producto;
- la referencia del producto;
- las características útiles, como formato, peso o variación;
- la cantidad comprada;
- la cantidad eventualmente devuelta o reembolsada;
- la información que pueda modificar la lectura del pedido.
Esta etapa permite confirmar qué debe colocar realmente en el paquete.
Importante
Si un pedido está parcialmente reembolsado o relacionado con una información de devolución, revise el detalle antes de preparar. No se base únicamente en la cantidad visible en la lista.
Revisar las opciones del pedido
Algunos pedidos pueden contener opciones particulares.
Por ejemplo:
- embalaje reciclado;
- envoltorio de regalo;
- otra opción relacionada con la preparación del pedido.
Si una opción aparece como activa, debe tomarse en cuenta en la preparación.
Si aparece como inactiva, significa que no fue seleccionada para ese pedido.
Buen reflejo
Antes de cerrar el paquete, revise siempre las opciones del pedido. Una opción olvidada puede crear una mala experiencia para el cliente, aunque el producto enviado sea correcto.
Verificar la dirección y la información de envío
Antes de preparar el paquete, verifique la dirección de entrega y la información de envío.
Controle especialmente:
- el nombre del destinatario;
- el teléfono;
- el país;
- la provincia;
- el cantón;
- el distrito;
- el código postal;
- la dirección completa;
- el transportista o modo de envío;
- el número de seguimiento, si ya existe;
- la información de peso, si está disponible.
La dirección de entrega permite confirmar adónde debe enviarse el paquete.
Buen reflejo
Use la dirección de entrega como referencia para preparar el paquete correcto. Esta información debe corresponder al pedido que está tratando.
Preparar el paquete
Una vez verificadas las informaciones del pedido, puede preparar el paquete.
El paquete debe estar:
- completo;
- correctamente embalado;
- adaptado al producto enviado;
- suficientemente protegido;
- coherente con el peso y el formato del pedido;
- listo para continuar con el proceso de envío.
Para preparar sus envíos con Correos de Costa Rica, puede utilizar las bolsas EMS disponibles en la Tienda E-Benefiko. El uso detallado de estas bolsas se explica en el artículo dedicado al embalaje.
Importante
El paquete debe estar realmente listo antes de marcarlo como Preparado. No marque esta etapa si el paquete todavía está abierto, incompleto, sin etiqueta o pendiente de verificación.
Pegar la etiqueta de forma visible
La etiqueta debe quedar clara, visible y bien asociada al paquete correcto.
Si tiene impresora, imprima la etiqueta oficial recibida para ese pedido y fíjela en el paquete sin modificarla.
Si no tiene impresora, escriba de forma clara y legible las informaciones principales de la etiqueta oficial en el paquete o en una hoja visible fijada al paquete. En ese caso, conserve la etiqueta oficial disponible en su teléfono para poder presentarla al transportista si fuera necesario.
Antes de utilizar la etiqueta o las informaciones escritas, verifique que:
- corresponden al pedido correcto;
- corresponden al paquete correcto;
- el número de envío Correos es legible;
- los datos del destinatario son legibles;
- los datos del remitente son legibles;
- la etiqueta o la hoja visible no quedan sobre una zona de cierre;
- la etiqueta o la hoja visible no corren el riesgo de despegarse.
Si utiliza una bolsa EMS, pegue la etiqueta o coloque las informaciones principales antes de llenar la bolsa. La bolsa todavía está plana, lo que facilita una colocación más limpia y legible.
Buen reflejo
La etiqueta oficial sigue siendo la referencia. Si no puede imprimirla, copie claramente sus informaciones principales y mantenga la etiqueta oficial disponible en su teléfono.
Verificar el peso y los límites de transporte
Antes de marcar el paquete como preparado, verifique que su peso corresponde a las condiciones de transporte aplicables.
El peso real y el peso facturado pueden ser diferentes. Por ejemplo, según las reglas del transportista, un paquete de menos de 1 kg puede facturarse sobre la base de 1 kg.
Para la recolección Correos, recuerde también estas reglas importantes:
| Zona | Regla que debe respetarse |
|---|---|
| GAM | La recolección puede aplicar para paquetes de hasta 30 kg. |
| Fuera de GAM | La recolección está limitada a un peso total acumulado de 2 kg. |
| Fuera de GAM por encima de 2 kg | El vendedor no debe activar Preparado – E-Benefiko para recolección. Debe depositar el o los paquetes ya etiquetados en una sucursal Correos antes del mediodía. |
Estas reglas evitan indicar como listo para recolección un paquete que no respeta las condiciones previstas.
Importante
Antes de marcar Preparado, verifique que el paquete respeta los límites de peso y las condiciones de envío aplicables a su zona.
Caso de un pedido con varias tiendas
Un pedido cliente puede contener productos de varias tiendas.
En ese caso, cada vendedor prepara únicamente el paquete relacionado con sus propios productos.
Esto significa que:
- usted prepara solo los productos que le corresponden;
- los otros vendedores preparan su propio paquete;
- un mismo pedido cliente puede tener varios paquetes;
- cada paquete puede tener su propio seguimiento;
- cada vendedor sigue su propia parte del pedido.
Su responsabilidad se concentra en el paquete correspondiente a su E-Benefiko.
Consejo
En caso de pedido con varias tiendas, verifique bien los productos que le corresponden en el detalle del pedido antes de preparar el paquete.
Marcar Preparado en el momento correcto
La casilla Preparado debe utilizarse únicamente cuando el paquete está realmente listo.
Antes de marcar Preparado, asegúrese de que:
- el pago está confirmado;
- los productos están verificados;
- las cantidades son correctas;
- las opciones del pedido fueron respetadas;
- el paquete está completo;
- el paquete está correctamente embalado;
- la etiqueta está pegada de forma visible;
- el peso y las condiciones de envío son coherentes;
- el paquete puede continuar con el proceso de envío.
Importante
No marque Preparado demasiado pronto. Mientras el paquete no esté realmente listo, esta etapa debe permanecer abierta para evitar bloquear innecesariamente la cancelación fácil del cliente.
Una vez que el paquete está realmente listo y la casilla Preparado está disponible, puede marcar Preparado en la línea del pedido correspondiente.
La etapa siguiente es Entregado. Esta acción debe marcarse únicamente después de que el paquete haya sido entregado realmente a Correos de Costa Rica, ya sea por recolección o por depósito en sucursal.
Orden recomendado para preparar un pedido
Para preparar correctamente un pedido, siga siempre el mismo orden.
- Abra Mis pedidos.
- Busque el pedido por su referencia.
- Revise el estado.
- Si el estado no es Pago aceptado, no prepare el paquete.
- Abra el detalle del pedido.
- Verifique los productos.
- Verifique las cantidades.
- Revise las opciones del pedido.
- Verifique la dirección de entrega.
- Verifique la información de envío.
- Prepare el paquete.
- Cierre y proteja correctamente el paquete.
- Use la etiqueta oficial del pedido: imprímala si tiene impresora, o escriba sus informaciones principales de forma clara y mantenga la etiqueta oficial disponible en su teléfono si no puede imprimirla.
- Verifique el peso y los límites de transporte.
- Marque Preparado únicamente cuando el paquete esté realmente listo.
- Marque Entregado únicamente después de que el paquete haya sido entregado realmente a Correos de Costa Rica.
Buen reflejo
Antes de marcar Preparado, verifique una última vez: producto correcto, cantidad correcta, paquete correcto, etiqueta visible, peso coherente y paquete realmente listo.
Una vez que el paquete está realmente listo, puede marcar Preparado en la línea del pedido correspondiente.
La etapa siguiente, Recogido, debe marcarse únicamente después de la recolección real del paquete por parte del transportista.
