Aprenda a leer los estados de un pedido en su espacio vendedor E-Benefiko: pago pendiente, pago aceptado, preparación, recolección, envío, entrega, cancelación, devolución y reembolso.
En esta guía
- ¿Para qué sirve esta etapa?
- Por qué el estado es la información principal
- Reconocer los estados de pago pendiente
- Comprender el estado Pago aceptado
- Comprender los estados relacionados con la preparación
- Comprender Entregado, Enviado y la entrega final
- Comprender los estados de cancelación
- Comprender los estados de devolución
- Comprender los estados de reembolso
- Comprender los estados técnicos o administrativos
- Leer un estado sin confundir visualización y realidad financiera
- Orden recomendado para leer un estado
¿Para qué sirve esta etapa?
Los estados permiten comprender en qué punto se encuentra un pedido.
Indican, por ejemplo, si el pedido está:
- pendiente de pago;
- pagado;
- listo para preparar;
- preparado;
- recogido por el transportista;
- enviado;
- entregado;
- cancelado;
- relacionado con una devolución;
- parcialmente o totalmente reembolsado.
Esta lectura es esencial antes de cualquier acción del vendedor.
Importante
No prepare un pedido solo porque aparece en su lista o porque recibió un correo de nuevo pedido. Revise siempre su estado.
Por qué el estado es la información principal
En la página Mis pedidos, el estado es la información que permite comprender la situación real de un pedido.
Las cantidades, los montos o las informaciones visibles en la lista ayudan a leer el pedido, pero el estado indica lo que realmente está ocurriendo.
Por ejemplo:
| Si el estado indica… | Debe entender que… |
|---|---|
| Pago pendiente | El pedido todavía no está listo para prepararse. |
| Pago aceptado | El pago está confirmado. El pedido puede tratarse. |
| Preparado – E-Benefiko | El paquete fue marcado como listo por el vendedor. |
| Devolución en curso | Una solicitud de devolución está en tratamiento. |
| Reembolso parcial | Una parte del pedido fue reembolsada. |
| Reembolsado | El pedido fue reembolsado. |
| Cancelado | El pedido fue cancelado. |
El estado debe leerse antes de tomar cualquier decisión.
Buen reflejo
Para cada pedido, empiece por leer el estado. Después, abra el detalle del pedido si necesita verificar productos, direcciones, envío o información de seguimiento.
Reconocer los estados de pago pendiente
Algunos estados indican que el pago todavía no está confirmado.
En ese caso, el pedido no debe prepararse.
Puede encontrar estados como:
| Estado | Qué debe entender |
|---|---|
| En espera de pago por cheque | El pago todavía no está confirmado. |
| En espera de pago por transferencia bancaria | La transferencia todavía no está confirmada. |
| En espera de validación por contra reembolso | El pedido espera una validación relacionada con el medio de pago. |
| Esperando el pago por PayPal | El pago por PayPal todavía no está confirmado. |
| Esperando el pago con tarjeta de crédito | El pago con tarjeta todavía no está confirmado. |
| Esperando el pago local | El pago local todavía no está confirmado. |
| Autorizado (pago no capturado) | Existe una autorización, pero el pago no ha sido capturado. |
| Waiting capture | El pago espera captura o confirmación. |
| Error en pago | El pago encontró un error. |
En todos estos casos, la regla es simple: el vendedor espera.
Importante
Mientras el pago no esté confirmado, no prepare el paquete y no marque el pedido como Preparado.
Comprender el estado Pago aceptado
El estado Pago aceptado es el punto de referencia operativo para el vendedor.
Significa que el pago está confirmado y que el pedido puede tratarse.
A partir de este estado, puede:
- abrir el detalle del pedido;
- verificar los productos;
- verificar las cantidades;
- revisar la información de envío;
- preparar el paquete si toda la información es coherente.
Este estado no significa que el paquete ya esté listo. Significa que el pedido puede entrar en la etapa de tratamiento vendedor.
Importante
Pago aceptado no significa “ya preparado”. Significa que el pago está confirmado y que puede empezar las verificaciones necesarias.
Comprender los estados relacionados con la preparación
Una vez confirmado el pago, el pedido puede entrar en una etapa de preparación.
Puede encontrar estados o indicaciones como:
| Estado o indicación | Qué debe entender |
|---|---|
| Preparación en curso | El pedido está en proceso de preparación dentro del flujo general. |
| Preparado – E-Benefiko | El vendedor indicó que el paquete está listo. |
| Preparado | La casilla o indicación confirma que el paquete fue preparado. |
El estado Preparado – E-Benefiko es muy importante: indica que el paquete está listo para continuar con el proceso de envío.
No debe activarse demasiado pronto.
Antes de marcar un pedido como preparado, el paquete debe estar:
- completo;
- verificado;
- embalado;
- etiquetado;
- realmente listo para continuar con el proceso de envío.
Importante
No marque Preparado para “reservar” un pedido o para acordarse de tratarlo. Márquelo únicamente cuando el paquete esté realmente listo.
Comprender Entregado, Enviado y la entrega final
Después de la preparación, el pedido avanza dentro del proceso de envío.
Conviene distinguir tres nociones:
| Estado o indicación | Qué debe entender |
|---|---|
| Entregado en la lista vendedor | El paquete fue entregado a Correos de Costa Rica, ya sea después de una recolección o después de un depósito en sucursal. |
| Enviado | El paquete está dentro del proceso de envío. |
| Entrega final al cliente | Corresponde al momento en que el transportista entrega el paquete al comprador, según el seguimiento del transportista. |
Entregado no debe confundirse con Preparado.
Preparado significa que el paquete está listo y puede entrar en el flujo de recolección cuando corresponde.
Entregado, en la lista vendedor, confirma que el paquete fue entregado a Correos de Costa Rica.
Importante
Marque Entregado únicamente después de la entrega real del paquete a Correos de Costa Rica, ya sea por recolección o por depósito en sucursal.
El estado Enviado o la entrega final al cliente indican una etapa más avanzada del transporte o de la entrega. En ese punto, ya no se trata de un pedido por preparar.
Comprender los estados de cancelación
El estado Cancelado indica que el pedido fue cancelado.
Un pedido cancelado no debe prepararse.
En caso de cancelación antes de la preparación, el vendedor no debe realizar ninguna acción de preparación.
Un pedido cancelado antes de la preparación:
- no genera ganancias vendedor;
- no genera comisión;
- no genera ajuste posterior;
- no entra en la gestión de devoluciones.
Buen reflejo
Si un pedido está Cancelado, no prepare el paquete. Consulte el detalle únicamente si necesita comprender el historial o verificar la información.
Comprender los estados de devolución
Un estado como Devolución en curso indica que una solicitud de devolución está en tratamiento.
Esto significa que un cliente inició una solicitud de devolución o que el pedido está siendo tratado dentro del módulo de devoluciones.
Este estado no debe tratarse como un pedido normal por preparar.
En ese caso, debe seguir la procedimiento dedicado a las devoluciones.
Importante
Las devoluciones se gestionan en el módulo previsto para las solicitudes de devolución. No trate una devolución como un nuevo pedido por preparar.
Un artículo dedicado explica cómo gestionar solicitudes de devolución, justificantes, decisiones vendedor y cierre después de la recepción.
Comprender los estados de reembolso
Algunos estados indican que se aplicó un reembolso.
Los dos casos principales son:
| Estado | Qué debe entender |
|---|---|
| Reembolso parcial | Una parte del pedido fue reembolsada. |
| Reembolsado | El pedido fue totalmente reembolsado. |
Un reembolso parcial puede modificar la lectura de las cantidades o de los montos.
Un reembolso total excluye el pedido de la realidad financiera tomada en cuenta, aunque algunas informaciones sigan visibles para comprensión.
Estos estados no deben confundirse con un pedido por preparar.
Importante
Si un pedido está totalmente reembolsado, no debe prepararse. Si está parcialmente reembolsado, abra su detalle para comprender qué queda realmente relacionado con el pedido.
Para el detalle de ganancias, transacciones, regularizaciones o facturas, consulte los artículos de la categoría Pagos y ganancias.
Comprender los estados técnicos o administrativos
Algunos estados pueden aparecer en la lista o en los filtros, pero no corresponden a una acción normal de preparación por parte del vendedor.
Por ejemplo:
| Estado | Lectura vendedor |
|---|---|
| Pedido pendiente por falta de stock (no pagado) | El pedido está bloqueado o en espera, sin pago confirmado. |
| Pedido pendiente por falta de stock (pagado) | El pedido está pagado, pero requiere atención relacionada con el stock. |
| Factura de servicios | Estado administrativo relacionado con servicios, no con un pedido de producto por preparar. |
| Pago remoto aceptado | Pago aceptado mediante un modo remoto o específico; revise el detalle si es necesario. |
Estos estados requieren una lectura prudente.
Consejo
Cuando un estado no sea claro, no prepare automáticamente el paquete. Abra el detalle del pedido y siga las indicaciones previstas por Otintiko.
Leer un estado sin confundir visualización y realidad financiera
La lista de pedidos puede mostrar cantidades o montos para ayudarle a comprender un pedido.
Pero estas informaciones no reemplazan el estado.
Algunos puntos simples:
| Situación | Lectura correcta |
|---|---|
| Pedido pagado | Las cantidades y montos se toman en cuenta normalmente. |
| Reembolso parcial | Las cantidades o montos pueden ajustarse. |
| Reembolso total | El pedido sigue visible, pero no se cuenta como una venta real. |
| Pedido cancelado | Puede seguir visible, pero no se cuenta como una venta real. |
Esta distinción evita confundir lo que se ve en la lista con lo que realmente se tomará en cuenta en sus cifras.
Importante
Para comprender la naturaleza real de un pedido, lea primero el estado. Los montos y cantidades visibles ayudan a la lectura, pero el estado indica la situación real.
Orden recomendado para leer un estado
Para evitar errores, mantenga siempre el mismo orden de lectura.
- Ubique el pedido en Mis pedidos.
- Lea su estado.
- Si el estado indica un pago pendiente, no prepare el paquete.
- Si el estado es Pago aceptado, abra el detalle antes de actuar.
- Si el estado indica Preparado – E-Benefiko, verifique que el paquete haya sido preparado.
- Si la indicación es Entregado, significa que el paquete fue entregado a Correos de Costa Rica.
- Si el estado indica Cancelado, no prepare el pedido.
- Si el estado indica una devolución, siga el procedimiento de devolución.
- Si el estado indica un reembolso, revise el detalle y el posible impacto en los artículos dedicados.
Buen reflejo
Un pedido se lee siempre en este orden: estado, detalle si es necesario, luego acción. Nunca empiece por preparar el paquete sin haber revisado el estado.
